Отдел управления документацией и архивами
Контактные данные:
Адрес: г. Слободзея, ул. Фрунзе, 27.
Телефон: 2-46-10
Факс: 2-89-65
Режим работы: понедельник-пятница с 8.00 до 17.00, обеденный перерыв: с 12.00 до 13.00
Прием граждан и выдача документов: понедельник – пятница с 8.00 до 12.00
Личный прием руководителем: каждый понедельник месяца с 14-00 до 17-00 ч.
В связи с карантинными мероприятиями по предотвращению распространения коронавирусной инфекции личный прием граждан временно ограничен, ведется посредством телефонной связи или электронной почты.
Структура:
|
Начальник отдела |
2-46-10 |
|
|
Гл. специалист MBA по личному составу |
2-46-10 |
|
|
Гл. специалист госархива |
|
2 46 10 |
|
Гл. специалист госархива |
2-46-10 |
|
|
Гл. специалист MBA по личному составу |
2-46-10 |
Сведения об отделе:
Отдел управления документацией и архивами Слободзейского района и города Слободзея является органом управления и контроля (надзора) на территории Слободзейского района и города Слободзея по реализации государственной политики в области архивного дела и управления документацией и входит в систему органов архивной отрасли Приднестровской Молдавской Республики.
Отдел управления документацией и архивами Слободзейского района и города Слободзея находится в двойном подчинении: Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики, осуществляющей правовое и нормативно-методическое обеспечение, и Государственной администрации Слободзейского района и города Слободзея, обеспечивающей ее финансирование, ведение бухгалтерского учета и отчетности, кадровое наполнение и материально-техническое обеспечение.
Основные задачи:
- планирование, учет и отчетность по ведению архивной работы и документационному обеспечению управления на подведомственной территории;
- комплектование, учет, организация обеспечения сохранности, использования, а так же публикация документов Архивного фонда ПМР на подведомственной территории;
- осуществление государственного контроля (надзора) за соблюдением требований законодательства в области архивного дела и управления документацией во всех учреждениях, организациях, предприятиях расположенных на подведомственной территории.
Основные функции:
- осуществляет планирование, учет и отчетность по организации работы Отдела управления документацией и архивами;
- организует комплектование и определяет состав документов, подлежащих приему на государственное хранение в государственный архив города;
- обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов на государственное хранение в государственный архив и межведомственный архив по личному составу города и межведомственные архивы по личному составу администраций сел и поселков;
- организует хранение и ведет государственный учет документов Архивного фонда ПМР и по личному составу на подведомственной территории, представляет в установленном порядке сведения по учету в Государственную службу управления документацией и архивами ПМР;
- организует использование документов государственного архива и межведомственного архива по личному составу путем исполнения социально-правовых запросов, поступающих от юридических и физических лиц, предоставления документов государственного архива органам местного самоуправления, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования;
- осуществляет организационно-методическое руководство и контроль (надзор) за работой ведомственных архивов Слободзейского района и города Слободзея и межведомственных архивов по личному составу администраций сел и поселков, организацией документов в делопроизводстве учреждений, предприятий и организаций на подведомственной территории;
- рассматривает и направляет на согласование Экспертно-проверочной комиссии при Отделе управления документацией и архивами: положения о ведомственных архивах и службах документационного обеспечения управления, экспертных комиссиях, номенклатуры дел учреждений и организаций независимо от организационно-правовой формы, форм собственности и ведомственной подчиненности на подведомственной территории;
- изучает и обобщает практику работы межведомственных, ведомственных архивов, состояние делопроизводства в организациях города и района вне зависимости от организационного правовой формы и формы собственности, распространяет передовой опыт работы, проводит семинары, совещания, консультации и инструктажи по вопросам делопроизводства и архивной работы;
- вносит на рассмотрение Государственной службы управления документацией и архивами ПМР предложения по совершенствованию работы межведомственных и ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве организаций, участвует в подготовке и рассмотрении проектов нормативных правовых актов в области архивного дела и управления документацией;
- участвует в разработке государственных программ развития архивного дела и на их основе составляет планы работы, представляет отчеты о своей деятельности главе Государственной администрации Слободзейского района и города Слободзея и руководителю Государственной службы управления документацией и архивами ПМР;
- организует создание баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов Архивного фонда ПМР;
- своевременно рассматривает поступившие от организаций и граждан предложения, заявления и жалобы, принимает меры к устранению недостатков в работе;
- организует работу Экспертно-проверочной комиссии при Отделе управления документацией и архивами;
- участвует в работе ликвидационной комиссии Государственной администрации Слободзейского района и города Слободзея.
Перечень оказываемых услуг:
1. Информационное обеспечение заявителей на основе архивных документов:
- Исполнение социально-правовых запросов о подтверждении отдельных фактов, явлений, сведений и др. по документам государственного архива
Результат предоставления услуги: выдача архивных справок, выписок, копий (заверенных ксерокопий), документов (по жилищным, коммунальным и др. вопросам; об установлении имущественных прав; о приватизации госжилфонда; о переименовании улиц; о перемене Ф.И.О.; нотариальные действия (договора, свидетельства), решения суда и др.) по документам государственного архива, ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, информационные письма, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, уведомление о направлении соответствующего запроса на исполнение по принадлежности в другие организации.
Срок предоставления услуги - 30 дней. В исключительных случаях срок рассмотрения запроса продлевается не более чем на 30 дней с письменным уведомлением заявителя о причинах задержки исполнения запроса.
Перечень документов, необходимых для получения услуги:
1. Для юридических лиц:
- запрос на бланке организации,
- документ, подтверждающий личность представителя юридического лица,
- документ, подтверждающий полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица,
- дополнительные документы, подтверждающие полномочия заявителя (для доступа к архивным документам или получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, информацию, доступ к которой ограничен в соответствии с действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики)
2. Для физических лиц:
- заявление,
- документ, удостоверяющий личность, (паспорт),
- дополнительные документы, подтверждающие полномочия заявителя (для доступа к архивным документам или получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, информацию, доступ к которой ограничен в соответствии с действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики),
- документ, дающий право на льготы.
Для исполнения обращения необходимо указать (предоставить) полные и точные данные о запрашиваемом документе (информации), сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации, другие сведения, необходимые для поисковой работы.
При отсутствии точных сведений о запрашиваемом документе, для ускорения поисковой работы заявителю предоставляется возможность проводить самостоятельный поиск документа в читальном зале Управления документацией и архивами.
Стоимость услуги: Платно (стоимость услуги определяется с учетом выполненного объема работы) в соответствии с Постановлением Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 11.10.2022 года № 370 «Об установлении на 2023 год предельных уровней тарифов на платные услуги Государственного учреждения «Архивы Приднестровья», Приказом Государственной службы управления документацией и архивами ПМР от 30.11.2022 года № 85 «Об установлении тарифов на платные услуги органов системы архивной отрасли Приднестровской Молдавской Республики, подведомственными Государственной службе Управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики на 2023 год».
Ответственные лица, обеспечивающие оказание бесплатной консультативной помощи: начальник Отдела управления документацией и архивами Орзул А.А., главный специалист отдела Емельянова И.И., главный специалист отдела Худеньких А.В.
- Исполнение социально-правовых запросов о подтверждении трудового стажа, оплаты труда, отчислений в Пенсионный фонд, квалификации и др. по документам межведомственного архива по личному составу.
Результат предоставления услуги: выдача архивных справок, выписок, копий или ксерокопий документов о трудовом стаже, зарплате, отчислениях в Пенсионный фонд, квалификации и др. по документам межведомственного архива по личному составу, ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, информационные письма, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, уведомление о направлении соответствующего запроса на исполнение по принадлежности в другие организации.
Срок предоставления услуги - 30 дней. В исключительных случаях срок рассмотрения запроса продлевается не более чем на 30 дней с письменным уведомлением заявителя о причинах задержки исполнения запроса.
Перечень документов, необходимых для получения услуги:
1. Для юридических лиц:
- запрос на бланке организации,
- документ, подтверждающий личность представителя юридического лица,
- документ, подтверждающий полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица,
- дополнительные документы, подтверждающие полномочия заявителя (для доступа к архивным документам или получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, информацию, доступ к которой ограничен в соответствии с действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики).
2. Для физических лиц:
- заявление,
- документ, удостоверяющий личность, (паспорт),
- дополнительные документы, подтверждающие полномочия заявителя (для доступа к архивным документам или получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, информацию, доступ к которой ограничен в соответствии с действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики),
- документ, дающий право на льготы.
Для исполнения обращения необходимо указать хронологические рамки запрашиваемой информации, предоставить трудовую книжку или ее ксерокопию, другие сведения, необходимые для поисковой работы.
Стоимость услуги: Платно (стоимость услуги определяется с учетом выполненного объема работы) в соответствии с Постановлением Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 11.10.2022 года № 370 «Об установлении на 2023 год предельных уровней тарифов на платные услуги Государственного учреждения «Архивы Приднестровья», Приказом Государственной службы управления документацией и архивами ПМР от 30.11.2022 года № 85 «Об установлении тарифов на платные услуги органов системы архивной отрасли Приднестровской Молдавской Республики, подведомственными Государственной службе Управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики на 2023 год».
Ответственные лица, обеспечивающие оказание бесплатной консультативной помощи: начальник Отдела управления документацией и архивами Орзул А.А., главный специалист отдела Емельянова И.И, главный специалист Кирпикова Е.Н, главный специалист Богоченко О. А.
2. Услуги, оказываемые при ликвидации юридического лица (при отсутствии правопреемника):
- Организация хранения документов юридических лиц, не относящихся к составу Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики
Результат предоставления услуги: прием документов на государственное хранение.
Срок предоставления услуги - 30 дней. В исключительных случаях срок рассмотрения запроса продлевается не более чем на 30 дней с письменным уведомлением заявителя о причинах задержки исполнения запроса.
Перечень документов, необходимых для получения услуги:
- заявление,
- учредительные документы юридического лица (изменения к ним),
- решение уполномоченного органа управления юридического лица, учредителей, арбитражного суда о ликвидации юридического лица,
- историческая справка, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению,
- документы, подлежащие передаче на государственное хранение, прошедшие соответствующую научно-техническую обработку.
Все работы и расходы, связанные с подготовкой и передачей документов на государственное хранение, в том числе научно-техническая обработка и транспортировка документов, выполняются за счет средств заявителя. Упорядочение архивных документов осуществляется в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов Приднестровской Молдавской Республики, утвержденными приказом ГСУДА ПМР от 21.08.2007 г. № 22 (САЗ 07-42).
Стоимость услуги: Платно (стоимость услуги определяется с учетом выполненного объема работы) в соответствии с Постановлением Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 11.10.2022 года № 370 «Об установлении на 2023 год предельных уровней тарифов на платные услуги Государственного учреждения «Архивы Приднестровья», Приказом Государственной службы управления документацией и архивами ПМР от 30.11.2022 года № 85 «Об установлении тарифов на платные услуги органов системы архивной отрасли Приднестровской Молдавской Республики, подведомственными Государственной службе Управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики на 2023 год».
Ответственные лица, обеспечивающие оказание бесплатной консультативной помощи: начальник Отдела управления документацией и архивами Орзул А.А.
- Справка, выдаваемая архивными органами при ликвидации юридического лица
Результат предоставления услуги: выдача справки о переданных документах на государственное хранение.
Срок предоставления услуги - 30 дней. В исключительных случаях срок рассмотрения запроса продлевается не более чем на 30 дней с письменным уведомлением заявителя о причинах задержки исполнения запроса.
Перечень документов, необходимых для получения услуги:
- запрос (заявление) о выдаче справки,
- учредительные документы юридического лица (изменения к ним),
- решение уполномоченного органа управления юридического лица, учредителей, арбитражного суда о ликвидации юридического лица,
- утвержденный ликвидационный баланс, - историческая справка, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению,
- документы, включенные в состав Архивного фонда ПМР,
- документы по личному составу (приказы, лицевые счета по начислению зарплаты, расчетно-платежные ведомости (при отсутствии лицевых счетов), акты о несчастных случаях на производстве и другие документы).
Все работы и расходы, связанные с подготовкой и передачей документов на государственное хранение, в том числе научно-техническая обработка и транспортировка документов, выполняются за счет средств заявителя. Упорядочение архивных документов осуществляется в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов Приднестровской Молдавской Республики, утвержденными приказом ГСУДА ПМР от 21.08.2007 г. № 22 (САЗ 07-42).
Стоимость услуги: Платно (стоимость услуги определяется с учетом выполненного объема работы) в соответствии с Постановлением Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 11.10.2022 года № 370 «Об установлении на 2023 год предельных уровней тарифов на платные услуги Государственного учреждения «Архивы Приднестровья», Приказом Государственной службы управления документацией и архивами ПМР от 30.11.2022 года № 85 «Об установлении тарифов на платные услуги органов системы архивной отрасли Приднестровской Молдавской Республики, подведомственными Государственной службе Управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики на 2023 год».
Ответственные лица, обеспечивающие оказание бесплатной консультативной помощи: начальник Отдела управления документацией и архивами Орзул А.А.
- Организация работы и обслуживание пользователей в читальном зале:
Результат предоставления услуги: выдача дел и документов для работы в читальном зале; выдача архивных справок, выписок, копий или ксерокопии по документам государственного архива и межведомственного архива по личному составу.
Срок предоставления услуги: Выдача дел и документов для работы в читальном зале - 3 рабочих дня. Срок копирования документов устанавливается с учетом технических возможностей и физического состояния документов.
Перечень документов, необходимых для получения услуги:
1. Для юридических лиц:
- запрос на бланке организации,
- документ, подтверждающий личность представителя юридического лица,
- документ, подтверждающий полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица,
- дополнительные документы, подтверждающие полномочия заявителя (для доступа к архивным документам или получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, информацию, доступ к которой ограничен в соответствии с действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики),
- анкета пользователя и заказ на выдачу дел установленного образца.
2. Для физических лиц:
- анкета пользователя и заказ на выдачу дел установленного образца,
- документ, удостоверяющий личность, (паспорт),
- дополнительные документы, подтверждающие полномочия заявителя (для доступа к архивным документам или получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, информацию, доступ к которой ограничен в соответствии с действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики).
Стоимость услуги: Платно (стоимость услуги определяется с учетом выполненного объема работы) в соответствии с Постановлением Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 11.10.2022 года № 370 «Об установлении на 2023 год предельных уровней тарифов на платные услуги Государственного учреждения «Архивы Приднестровья», Приказом Государственной службы управления документацией и архивами ПМР от 30.11.2022 года № 85 «Об установлении тарифов на платные услуги органов системы архивной отрасли Приднестровской Молдавской Республики, подведомственными Государственной службе Управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики на 2023 год».
Ответственные лица, обеспечивающие оказание бесплатной консультативной помощи: главный специалист отдела Емельянова И.И., главный специалист отдела Худеньких А.В.
Консультативные услуги в области архивного дела и управления документацией
Стоимость услуги: Бесплатно.
Историческая справка:
Формирование архивного фонда Слободзейского района отнесено к 1924 году Архивные данные о его работе до 1944 года не сохранились, поскольку документы были уничтожены во время Великой Отечественной войны.
Отдельные документы об истории района хранятся в архивах городов Одесса, Харьков, Кишинев и в Центральном государственном архиве Приднестровской Молдавской Республики.
После освобождения района от немецко-румынских оккупантов весной 1944 года в тяжелейших условиях начиналось восстановление архивной службы.
Источниками комплектования государственного архива являлись многочисленные колхозы, сельские и поселковые Советы, районные органы власти, крупные промышленные, строительные организации. До 1971 года Тираспольский городской архив выполнял и функции районного.
Указом Президиума Верховного Совета МССР от 21.06.1971 года Тираспольский район был переименован в Слободзейский район с центром в с. Слободзея. Решением исполнительного комитета районного Совета депутатов трудящихся от 10.08.1971 года был образован и Слободзейский районный государственный архив.
В январе месяце 1972 года Тираспольский городской архив передал по акту Слободзейскому районному государственному архиву 22 114 архивных дел 196 фондов. Впоследствии часть дел и фондов были переданы Центральному государственному архиву, проведена научно – техническая обработка документов хранящихся дел, в результате чего часть дел была снята с государственного хранения и учета, некоторые фонды были объединены.
2 сентября 1990 года образована Приднестровская Молдавская Республика. В мае 1991 года Постановлением Правительства ПМР был создан Архивный отдел при Правительстве ПМР, ныне Государственная служба управления документаций и архивами ПМР, в систему которого вошел и Слободзейский районный государственный архив, осуществляющий хранение документов Государственного Архивного фонда Слободзейского района и города Слободзея. Архивный фонд на этот момент создания республики составлял 14 006 дел 94 фондов. Архивохранилище располагалось в подвальном помещении здания районного исполнительного комитета, площадью 57,7 кв. м, длина полок на стеллажах составляла 194 погонных метра и с одним штатным работником.
Начиная с 1971 года по 2017 год, заведующими районного государственного архива были: П.П. Андронатий, О.Ф. Кисенко, М.И. Щерба, Н.М.Кибальник, В.Г. Доага, М.П. Затыка, В.В. Грекова., И.А. Лука. С 01.11.2017 года А.А. Орзул.
В соответствии с Постановлением Правительства ПМР от 29 декабря 1994 года районные исполнительные комитеты упразднены на их базе созданы государственные администрации, в подчинении которых были относены районные архивы.
На основании Указа Президента Приднестровской Молдавской Республики от 07 июня 2001 года в целях обеспечения сохранности дел по личному составу ликвидированных организаций, предприятий и учреждений при Слободзейском районном государственном архиве был создан межведомственный архив по личному составу (МВА), была введена дополнительно штатная единица главного специалиста.
30 сентября 2004 года впервые в истории района, на сессии районного Совета народных депутатов, по инициативе руководителя районного архива И.А. Лука, был вынесен на обсуждение вопрос об обеспечении сохранности документов по личному составу сел и поселков Слободзейского района. Сессией принято решение о создании межведомственных архивов (МВА) по личному составу при государственных администрациях сел и поселков.
Во исполнение Указа Президента Приднестровской Молдавской Республики от 05.07.2007 года № 454 с 1 января 2010 года Слободзейский районный государственный архив преобразован в Отдел управления документацией и архивами Слободзейского района и города Слободзея, в структуру которого вошли два подразделения – Государственный архив и Межведомственный архив по личному составу.
Отдел управления документацией и архивами Слободзейского района и г.Слободзея располагается в бывшем здании Слободзейского районного комитета Коммунистической Партии Молдавии. В его распоряжении имеются два рабочих кабинета на втором этаже здания общей площадью 44 кв.м. Архивохранилище государственного и межведомственного архива общей площадью 314 кв. м, расположены в подвальных помещениях этого же здания и в административном здании государственной администрации.
В Государственном архиве Слободзейского района и г. Слободзея хранятся документы действующих и ликвидированных учреждений, предприятий и организаций города Слободзея, сел и поселков Слободзейского района. Источниками комплектования государственного архива на 01.01.2023 года является 45 учреждений, предприятий и организаций Слободзейского района и г.Слободзея.
На 01.01.2023 года, согласно учетным документам по Слободзейскому району и г. Слободзея 124 311 архивных дел, в т.ч.:
- В государственном архиве – 25 825 дел постоянного срока хранения за 1909-2021 годы в 92 фондах.
- В Межведомственном архиве по личному составу района – 9 355 дел по личному составу за 1944-2020 годы в 180 фондах.
- В Межведомственных архивах по личному составу администраций сел и поселков – 41 733 дел по личному составу за 1944-2021 годы в 118 фондах.
- В ведомственных архивах организаций источников комплектования Архивного Фонда ПМР хранятся 47 398 дел в 45 организациях – источников комплектования государственного архива.