Отдел управления документацией и архивами

Контактные данные:

Адрес:  г. Слободзея, ул. Фрунзе, 27

Телефон: +373 557 2-46-10

Факс: +373 557 2-89-65

E-mail: slobodzeya@gsuda.gospmr.org, gas-slobodzeya@yandex.ru

Режим работы: понедельник-пятница с 8.00 до 17.00, обеденный перерыв: с 12.00 до 13.00

Прием граждан и выдача документов: понедельник – пятница с 8.00 до 12.00

Личный прием руководителем: каждый понедельник месяца с 14-00 до 17-00 ч.

В связи с карантинными мероприятиями по предотвращению распространения коронавирусной инфекции личный прием граждан временно ограничен, ведется посредством телефонной связи или электронной почты.

 

Структура:

Начальник отдела

Орзул Алла Анатольевна

2-46-10

Гл. специалист MBA

Жосан Галина Васильевна

2-46-10

Гл. специалист госархива

Худеньких Анна Васильевна

2 46 10

Гл. специалист госархива

Емельянова Ирина Ивановна

2-46-10

Гл. специалист MBA по личному составу

Богаченко Олеся Анатольевна

2-46-10

 

Сведения об отделе:

Отдел управления документацией и архивами Слободзейского района и города Слободзея является органом управления и контроля (надзора) на территории Слободзейского района и города Слободзея по реализации государственной политики в области архивного дела и управления документацией и входит в систему органов архивной отрасли Приднестровской Молдавской Республики.  

Отдел управления документацией и архивами Слободзейского района и города Слободзея находится в двойном подчинении: Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики, осуществляющей правовое и нормативно-методическое обеспечение, и Государственной администрации Слободзейского района и города Слободзея, обеспечивающей ее финансирование, ведение бухгалтерского учета и отчетности, кадровое наполнение и материально-техническое обеспечение.

 

Основные задачи: 

  • планирование, учет и отчетность по ведению архивной работы и документационному обеспечению управления на подведомственной территории;
  • комплектование, учет, организация обеспечения сохранности, использования, а так же публикация документов Архивного фонда ПМР на подведомственной территории;
  • осуществление государственного контроля (надзора) за соблюдением требований законодательства в области архивного дела и управления документацией во всех учреждениях, организациях, предприятиях расположенных на подведомственной территории.

Основные функции:

  • осуществляет планирование, учет и отчетность по организации работы Отдела управления документацией и архивами;
  • организует комплектование и определяет состав документов, подлежащих приему на государственное хранение в государственный архив города;
  • обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов на государственное хранение в государственный архив и межведомственный архив по личному составу города и межведомственные архивы по личному составу администраций сел и поселков;
  • организует хранение и ведет государственный учет документов Архивного фонда ПМР и по личному составу на подведомственной территории, представляет в установленном порядке сведения по учету в Государственную службу управления документацией и архивами ПМР;
  • организует использование документов государственного архива и межведомственного архива по личному составу путем исполнения социально-правовых запросов, поступающих от юридических и физических лиц, предоставления документов государственного архива органам местного самоуправления, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования;
  • осуществляет организационно-методическое руководство и контроль (надзор) за работой ведомственных архивов Слободзейского района и города Слободзея и межведомственных архивов по личному составу администраций сел  и поселков, организацией документов в делопроизводстве учреждений, предприятий и организаций на подведомственной территории;
  • рассматривает и направляет на согласование Экспертно-проверочной комиссии при Отделе управления документацией и архивами: положения о ведомственных архивах и службах документационного обеспечения управления, экспертных комиссиях, номенклатуры дел учреждений и организаций независимо от организационно-правовой формы, форм собственности и ведомственной подчиненности на подведомственной территории;
  • изучает и обобщает практику работы межведомственных, ведомственных архивов, состояние делопроизводства в организациях города  и района вне зависимости от организационного правовой формы и формы собственности, распространяет передовой опыт работы, проводит семинары, совещания, консультации и инструктажи по вопросам делопроизводства и архивной работы;
  • вносит на рассмотрение Государственной службы управления документацией и архивами ПМР предложения по совершенствованию работы  межведомственных и ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве организаций, участвует в подготовке и рассмотрении проектов нормативных правовых актов в области архивного дела и управления документацией;
  • участвует в разработке государственных программ развития архивного дела и на их основе составляет планы работы, представляет отчеты о своей деятельности главе  Государственной администрации Слободзейского района и города Слободзея и руководителю Государственной службы управления документацией и архивами ПМР;
  • организует создание баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов Архивного фонда ПМР;
  • своевременно рассматривает поступившие от организаций и граждан предложения, заявления и жалобы, принимает меры к устранению недостатков в работе;
  • организует работу Экспертно-проверочной комиссии при Отделе управления документацией и архивами;
  • участвует в работе ликвидационной комиссии Государственной администрации Слободзейского района и города Слободзея.

Перечень оказываемых услуг:

1. Информационное обеспечение заявителей на основе архивных документов:

- Исполнение социально-правовых запросов о подтверждении отдельных фактов, явлений, сведений и др. по документам государственного архива

Результат предоставления услуги: выдача архивных справок, выписок, копий (заверенных ксерокопий), документов (по жилищным, коммунальным и др. вопросам; об установлении имущественных прав; о приватизации госжилфонда; о переименовании улиц; о перемене Ф.И.О.; нотариальные действия (договора, свидетельства), решения суда и др.) по документам государственного архива, ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, информационные письма, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, уведомление о направлении соответствующего запроса на исполнение по принадлежности в другие организации.

Срок предоставления услуги - 30 дней. В исключительных случаях срок рассмотрения запроса продлевается не более чем на 30 дней с письменным уведомлением заявителя о причинах задержки исполнения запроса.

Перечень документов, необходимых для получения услуги:
1. Для юридических лиц:
- запрос на бланке организации,
- документ, подтверждающий личность представителя юридического лица,
- документ, подтверждающий полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица,
- дополнительные документы, подтверждающие полномочия заявителя (для доступа к архивным документам или получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, информацию, доступ к которой ограничен в соответствии с действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики)

2. Для физических лиц:
- заявление,
- документ, удостоверяющий личность, (паспорт),
- дополнительные документы, подтверждающие полномочия заявителя (для доступа к архивным документам или получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, информацию, доступ к которой ограничен в соответствии с действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики),
- документ, дающий право на льготы.

Для исполнения обращения необходимо указать (предоставить) полные и точные данные о запрашиваемом документе (информации), сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации, другие сведения, необходимые для поисковой работы.

При отсутствии точных сведений о запрашиваемом документе, для ускорения поисковой работы заявителю предоставляется возможность проводить самостоятельный поиск документа в читальном зале Управления документацией и архивами.

Стоимость услуги: Платно (стоимость услуги определяется с учетом выполненного объема работы) в соответствии с Постановлением Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 26.05.2020 года № 174 «Об установлении на 2021 год предельных уровней тарифов на платные услуги Государственного учреждения «Архивы Приднестровья», Приказом Государственной службы управления документацией и архивами ПМР от 04.11.2020 года № 81 «Об установлении тарифов на платные услуги органов системы архивной отрасли Приднестровской Молдавской Республики, подведомственными Государственной службе Управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики на 2021 год».

Ответственные лица, обеспечивающие оказание бесплатной консультативной помощи: начальник Отдела управления документацией и архивами  Орзул А.А., главный специалист отдела Емельянова И.И., главный специалист отдела Худеньких А.В.

- Исполнение социально-правовых запросов о подтверждении трудового стажа, оплаты труда, отчислений в Пенсионный фонд, квалификации и др. по документам межведомственного архива по личному составу.

Результат предоставления услуги: выдача архивных справок, выписок, копий или ксерокопий документов о трудовом стаже, зарплате, отчислениях в Пенсионный фонд, квалификации и др. по документам межведомственного архива по личному составу, ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, информационные письма, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, уведомление о направлении соответствующего запроса на исполнение по принадлежности в другие организации.

Срок предоставления услуги - 30 дней. В исключительных случаях срок рассмотрения запроса продлевается не более чем на 30 дней с письменным уведомлением заявителя о причинах задержки исполнения запроса.

Перечень документов, необходимых для получения услуги:
1. Для юридических лиц:
- запрос на бланке организации,
- документ, подтверждающий личность представителя юридического лица,
- документ, подтверждающий полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица,
- дополнительные документы, подтверждающие полномочия заявителя (для доступа к архивным документам или получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, информацию, доступ к которой ограничен в соответствии с действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики).

2. Для физических лиц:
- заявление,
- документ, удостоверяющий личность, (паспорт),
- дополнительные документы, подтверждающие полномочия заявителя (для доступа к архивным документам или получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, информацию, доступ к которой ограничен в соответствии с действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики),
- документ, дающий право на льготы.

Для исполнения обращения необходимо указать хронологические рамки запрашиваемой информации, предоставить трудовую книжку или ее ксерокопию, другие сведения, необходимые для поисковой работы.

Стоимость услуги: Платно (стоимость услуги определяется с учетом выполненного объема работы) в соответствии с Постановлением Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 26.05.2020 года № 174 «Об установлении на 2021 год предельных уровней тарифов на платные услуги Государственного учреждения «Архивы Приднестровья», Приказом Государственной службы управления документацией и архивами ПМР от 04.11.2020 года № 81 «Об установлении тарифов на платные услуги органов системы архивной отрасли Приднестровской Молдавской Республики, подведомственными Государственной службе Управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики на 2021 год».

Ответственные лица, обеспечивающие оказание бесплатной консультативной помощи: начальник Отдела управления документацией и архивами Орзул А.А., главный специалист отдела Емельянова И.И, главный специалист Жосан Г.В.

2. Услуги, оказываемые при ликвидации юридического лица (при отсутствии правопреемника):

- Организация хранения документов юридических лиц, не относящихся к составу Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики

Результат предоставления услуги: прием документов на государственное хранение.
Срок предоставления услуги - 30 дней. В исключительных случаях срок рассмотрения запроса продлевается не более чем на 30 дней с письменным уведомлением заявителя о причинах задержки исполнения запроса.

Перечень документов, необходимых для получения услуги:
- заявление,
- учредительные документы юридического лица (изменения к ним),
- решение уполномоченного органа управления юридического лица, учредителей, арбитражного суда о ликвидации юридического лица,
- историческая справка, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению,
- документы, подлежащие передаче на государственное хранение, прошедшие соответствующую научно-техническую обработку.

Все работы и расходы, связанные с подготовкой и передачей документов на государственное хранение, в том числе научно-техническая обработка и транспортировка документов, выполняются за счет средств заявителя. Упорядочение архивных документов осуществляется в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов Приднестровской Молдавской Республики, утвержденными приказом ГСУДА ПМР от 21.08.2007 г. № 22 (САЗ 07-42).

Стоимость услуги: Платно (стоимость услуги определяется с учетом выполненного объема работы) в соответствии с Постановлением Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 26.05.2020 года № 174 «Об установлении на 2021 год предельных уровней тарифов на платные услуги Государственного учреждения «Архивы Приднестровья», Приказом Государственной службы управления документацией и архивами ПМР от 04.11.2020 года № 81 «Об установлении тарифов на платные услуги органов системы архивной отрасли Приднестровской Молдавской Республики, подведомственными Государственной службе Управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики на 2021 год».

Ответственные лица, обеспечивающие оказание бесплатной консультативной помощи: начальник Отдела  управления документацией и архивами Орзул А.А.

- Справка, выдаваемая архивными органами при ликвидации юридического лица

Результат предоставления услуги: выдача справки о переданных документах на государственное хранение.
Срок предоставления услуги - 30 дней. В исключительных случаях срок рассмотрения запроса продлевается не более чем на 30 дней с письменным уведомлением заявителя о причинах задержки исполнения запроса.

Перечень документов, необходимых для получения услуги:
- запрос (заявление) о выдаче справки,
- учредительные документы юридического лица (изменения к ним),
- решение уполномоченного органа управления юридического лица, учредителей, арбитражного суда о ликвидации юридического лица,
- утвержденный ликвидационный баланс, - историческая справка, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению,
- документы, включенные в состав Архивного фонда ПМР,
- документы по личному составу (приказы, лицевые счета по начислению зарплаты, расчетно-платежные ведомости (при отсутствии лицевых счетов), акты о несчастных случаях на производстве и другие документы).

Все работы и расходы, связанные с подготовкой и передачей документов на государственное хранение, в том числе научно-техническая обработка и транспортировка документов, выполняются за счет средств заявителя. Упорядочение архивных документов осуществляется в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов Приднестровской Молдавской Республики, утвержденными приказом ГСУДА ПМР от 21.08.2007 г. № 22 (САЗ 07-42).

Стоимость услуги: Платно (стоимость услуги определяется с учетом выполненного объема работы) в соответствии с Постановлением Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 26.05.2020 года № 174 «Об установлении на 2021 год предельных уровней тарифов на платные услуги Государственного учреждения «Архивы Приднестровья», Приказом Государственной службы управления документацией и архивами ПМР от 04.11.2020 года № 81 «Об установлении тарифов на платные услуги органов системы архивной отрасли Приднестровской Молдавской Республики, подведомственными Государственной службе Управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики на 2021 год».

Ответственные лица, обеспечивающие оказание бесплатной консультативной помощи: начальник Отдела управления документацией и архивами Орзул А.А.

- Организация работы и обслуживание пользователей в читальном зале:

Результат предоставления услуги: выдача дел и документов для работы в читальном зале; выдача архивных справок, выписок, копий или ксерокопии по документам государственного архива и межведомственного архива по личному составу.

Срок предоставления услуги: Выдача дел и документов для работы в читальном зале - 3 рабочих дня. Срок копирования документов устанавливается с учетом технических возможностей и физического состояния документов.

Перечень документов, необходимых для получения услуги:
1. Для юридических лиц:
- запрос на бланке организации,
- документ, подтверждающий личность представителя юридического лица,
- документ, подтверждающий полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица,
- дополнительные документы, подтверждающие полномочия заявителя (для доступа к архивным документам или получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, информацию, доступ к которой ограничен в соответствии с действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики),
- анкета пользователя и заказ на выдачу дел установленного образца.

2. Для физических лиц:
- анкета пользователя и заказ на выдачу дел установленного образца,
- документ, удостоверяющий личность, (паспорт),
- дополнительные документы, подтверждающие полномочия заявителя (для доступа к архивным документам или получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, информацию, доступ к которой ограничен в соответствии с действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики).

Стоимость услуги: Посещение читального зала и пользование документами бесплатно. Архивные справки, выписки, копии или ксерокопии документов, ответы об отсутствии запрашиваемых сведений платно (стоимость услуги определяется с учетом выполненного объема работы) в соответствии с Постановлением Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 26.05.2020 года № 174 «Об установлении на 2021 год предельных уровней тарифов на платные услуги Государственного учреждения «Архивы Приднестровья», Приказом Государственной службы управления документацией и архивами ПМР от 04.11.2020 года № 81 «Об установлении тарифов на платные услуги органов системы архивной отрасли Приднестровской Молдавской Республики, подведомственными Государственной службе Управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики на 2021 год».

Ответственные лица, обеспечивающие оказание бесплатной консультативной помощи: главный специалист отдела Емельянова И.И., главный специалист отдела Худеньких А.В.


Консультативные услуги в области архивного дела и управления документацией
Стоимость услуги: Бесплатно.

Историческая справка:

Формирование архивного фонда Слободзейского района отнесено к 1924 году Архивные данные о его работе до 1944 года не сохранились, поскольку документы были уничтожены во время Великой Отечественной войны.

Отдельные документы об истории района хранятся в архивах городов Одесса, Харьков, Кишинев и в Центральном государственном архиве Приднестровской Молдавской Республики.

После освобождения района от немецко-румынских оккупантов весной 1944 года в тяжелейших условиях начиналось восстановление архивной службы.
Источниками комплектования государственного архива являлись многочисленные колхозы, сельские и поселковые Советы, районные органы власти, крупные промышленные, строительные организации. До 1971 года Тираспольский городской архив выполнял и функции районного.

Указом Президиума Верховного Совета МССР от 21.06.1971 года Тираспольский район был переименован в Слободзейский район с центром в с. Слободзея. Решением исполнительного комитета районного Совета депутатов трудящихся от 10.08.1971 года был образован и Слободзейский районный государственный архив.

В январе месяце 1972 года Тираспольский городской архив передал по акту Слободзейскому районному государственному архиву 22 114 архивных дел 196 фондов. Впоследствии часть дел и фондов были переданы Центральному государственному архиву, проведена научно – техническая обработка документов хранящихся дел, в результате чего часть дел была снята с государственного хранения и учета, некоторые фонды были объединены.

2 сентября 1990 года образована Приднестровская Молдавская Республика. В мае 1991 года Постановлением Правительства ПМР был создан Архивный отдел при Правительстве ПМР, ныне Государственная служба управления документаций и архивами ПМР, в систему которого вошел и Слободзейский районный государственный архив, осуществляющий хранение документов Государственного Архивного фонда Слободзейского района и города Слободзея. Архивный фонд на этот момент создания республики составлял 14 006 дел 94 фондов. Архивохранилище располагалось в подвальном помещении здания районного исполнительного комитета, площадью 57,7 кв. м, длина полок на стеллажах составляла 194 погонных метра и с одним штатным работником.

Начиная с 1971 года по 2017 год, заведующими районного государственного архива были: П.П. Андронатий, О.Ф. Кисенко, М.И. Щерба, Н.М.Кибальник, В.Г. Доага, М.П. Затыка, В.В. Грекова., И.А. Лука. С 01.11.2017 года А.А. Орзул.

В соответствии с Постановлением Правительства ПМР от 29 декабря 1994 года районные исполнительные комитеты упразднены на их базе созданы государственные администрации, в подчинении которых были относены районные архивы.

На основании Указа Президента Приднестровской Молдавской Республики от 07 июня 2001 года в целях обеспечения сохранности дел по личному составу ликвидированных организаций, предприятий и учреждений при Слободзейском районном государственном архиве был создан межведомственный архив по личному составу (МВА), была введена дополнительно штатная единица главного специалиста.

30 сентября 2004 года впервые в истории района, на сессии районного Совета народных депутатов, по инициативе руководителя районного архива И.А. Лука, был вынесен на обсуждение вопрос об обеспечении сохранности документов по личному составу сел и поселков Слободзейского района. Сессией принято решение о создании межведомственных архивов (МВА) по личному составу при государственных администрациях сел и поселков.

Во исполнение Указа Президента Приднестровской Молдавской Республики от 05.07.2007 года № 454  с 1 января 2010 года Слободзейский районный государственный архив преобразован в Отдел управления документацией и архивами Слободзейского района и города Слободзея, в структуру которого вошли два подразделения – Государственный архив и Межведомственный архив по личному составу.


В Государственном архиве Слободзейского района и г. Слободзея хранятся документы действующих и ликвидированных учреждений, предприятий и организаций города Слободзея, сел и поселков Слободзейского района. Источниками комплектования государственного архива на 01.01.2021 года является 40 учреждений, предприятий и организаций Слободзейского района и г.Слободзея.

Отдел управления документацией и архивами Слободзейского района и г.Слободзея. располагается в бывшем здании Слободзейского районного комитета Коммунистической Партии Молдавии. В его распоряжении имеются два рабочих кабинета на втором этаже здания общей площадью 44 кв.м. Архивохранилище государственного и межведомственного архива общей площадью 314 кв. м, расположены в подвальных помещениях этого же здания и административном здании государственной администрации.

 

 Нормативно-правовые акты:

Закон ПМР "О документационном обеспечении управления" 

Закон ПМР "Об архивном деле Приднестровской Молдавской Республики" 


Приказ "Об утверждении и введении в действие Государственной системы документационного обеспечения управления в ПМР" 


Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах ПМР 
Основные правила работы ведомственных архивов Приднестровской Молдавской Республики 

Основные формы заполнения ведомственных архивов Приднестровской Молдавской Республики 

Распоряжение Президента ПМР № 234р/а от 16 ноября 2001 г. "Об утверждении государственного стандарта ПМР "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" 

Перечень типовых документов организации системы управления, которые не могут использоваться только в электронной форме 

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности органов государственной власти ПМР, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения 

Методические рекомендации по разработке органами государственной власти и управления ПМР сводных (индивидуальных) номенклатур дел